Setiap organisasi atau korporasi memiliki begitu banyak stakeholder. Apakah semua stakeholders harus mendapat atensi dari organisasi/korporasi yang bersangkutan? Bagaimana cara yang efektif dalam menentukan prioritas stakeholders yang harus mendapat perhatian? Dimana peran strategic public relations (PR) dalam keikutsertaannya mengelola stakeholder organisasi/korporasi?
PR berperan secara strategis untuk melakukan pemetaan semua pihak yang berkepentingan yang berpengaruh terhadap keberhasilan maupun dapat menimbulkan resiko, permasalahan sampai berpotensi untuk menyebabkan kegagalan suatu organisasi/korporasi.
Mulai dari tahap (1) pemetaan publik: internal maupun external, kemudian (2) mendefinisikan siapa saja mereka untuk menentukan skala prioritas, dan (3) menganalisa satu per satu ditinjau dari aspek kepentingan, pengaruh, legitimasi, untuk kemudian (4) memformulasikan alternativ strategi komunikasi untuk mendekati mereka sesuai dengan hasil analisa publik yang bersangkutan. Hasil dari pemetaan publik ini dapat divisualisasikan dalam bentuk matrik, dengan gradasi warna yang menggambarkan strata kekuatan masing masing aspek yang dianalisa.
Pemetaan publik ini hasilnya akan berbeda berdasarkan kasus/permasalahan yang dihadapi. Sampai dimana tingkat kesadaran (awareness), pengetahuan (knowledge), pemahaman (understanding), persepsi (perception), keyakinan (belief), sikap (attitude) dan prilaku (behavior) dari berbagai pihak perlu diteliti untuk menentukan strategi komunikasi yang bagaimana untuk mendekati mereka sehingga berprilaku sesuai yang diharapkan organisasi / korporasi.
Apakah setiap organisasi/korporasi harus melakukan audit komunikasi secara berkala? Apa fungsi strategis audit komunikasi dalam menentukan kesuksesan program-program komunikasi sebuah organisasi?
Audit Komunikasi adalah satu bentuk riset komunikasi untuk memonitor lingkungan organisasi/korporasi. Sederhananya, merupakan proses introspeksi diri atau general check up terhadap pengelolaan komunikasi organisasi/ korporat.
Audit Komunikasi berfungsi secara strategis untuk memonitor lingkungan:
- iklim organisasi/korporasi dan
- pencegahan melalui proses identifikasi potensi permasalahan (resiko) yang cenderung dapat timbul,
- menganalisis persepsi publik, perkembangan citra organisasi
- mengevaluasi efektivitas media komunikasi untuk mengetahui sejauh mana efektif dan efisiennya produk komunikasi yang dihasilkan oleh team komunikasi organisasi.
Secara makro Audit Komunikasi mencakup: sumber, media/sarana, proses, pesan yang ingin disampaikan, format penyampaian pesan, dampak pesan, isi pesan dan efektifitas program komunikasi. Secara mikro dapat diperkecil cakupannya sesuai dengan yang perlu diketahui oleh pimpinan organisasi. Ada gejala apa? Apa saja nya yang harus diaudit. Komunikasi organisasi merupakan proses management, bukan semata domain team Komunikasi Korporat, atau Public Relations.
Karenanya, Audit Komunikasi sangat kompleks, memerlukan waktu, strategi serta keterampilan khusus untuk mendiagnosa inti permasalahan: Apakah pada tingkat leadership, management, operasional, proses atau sarana yang bermasalah untuk dapat menyarankan terapi / tindakan : aspek mana saja yang perlu diperbaiki oleh organisasi tersebut.
Formal Audit (macro) disarankan setiap 4-5 tahun, informal Audit (micro) untuk memonitor kapasitas dan kinerja komunikasi disarankan setiap 2 tahun.
Jika ada perubahan visi, misi, kepemimpinan, terutama krisis yang mengakibatkan turunnya kepercayaan publik internal/eksternal, Audit Komunikasi mutlak dilakukan untuk mengantisipasi, mencegah permasalahan yang lebih jauh.
(Posted in: Majalah PR Indonesia, August 2015)
